Hola, qué tal vas?, yo poniéndome al día, finalmente me he tomado Enero como una vuelta a empezar en toda regla, he decidido no agobiarme por no llegar a todo, y voy un pasito detrás de otro, un pequeño logro cada día. He de reconocer, que arrancar me ha costado más de lo esperado.

Desde hace tiempo se habla mucho de cómo ser efectivo y productivo. No se si tú también tienes la sensación de que hay personas que el tiempo les cunde el doble o el triple que a ti, y al final el día tiene las misma horas para todos, ¿cuál es su secreto?, si te quedas, te cuento algunos de los hábitos de la gente efectiva.

PRO-ACTIVIDAD

La gente efectiva enfoca el tiempo en cosas que pueden controlar, ponen su foco en planificar su tiempo y en hábitos saludables. 

¿Qué es lo que no hacen?

Fácil: Quejarse sobre cosas que no pueden controlar, y es que si lo piensas, ¿te hace algún bien quejarte sobre un día de lluvia? ¿o sobre el tráfico?. A que si lo piensas, ¿no tiene ningún sentido quejarse por estas cosas de las cuales tú no puedes hacer nada?.

Las tres cosa que destruirán tu efectividad y productividad son:

Las comparaciones

Las críticas

Las quejas.

Sí, las comparaciones conducen a la autocrítica y esto sin darte cuenta te lleva a la queja, es la pescadilla que se muerde la cola. De esta forma nuestra mente no puede concentrarse, y de esta manera estamos desperdiciando energía. Mientras nos estamos haciendo autocrítica y quejándonos constantemente, podríamos estar concentrados en trabajar en algo constructivo.

Puede que ahora mismo te estés preguntado: "vale, ¿y dónde tengo el control entonces?, muy sencillo, en tu forma de pensar, ahí es donde tienes que hacer hincapié. En ser proactivo, así podrás tomar el control. Deja de preocuparte y sufrir por cosas que no dependen de ti. 

MATRIZ DE DECISIONES EINSENHOWER

¿Habéis oído hablar de esta matriz?, se trata de una metodología que han ideado los expertos en productividad y trabajo.

Si no habías oído hablar de ella, seguramente te estarás preguntando qué es esto de la matriz. Te lo resumo rápidamente para ponerte en situación.

Se trata de una representación gráfica en un cuadrante de dos ejes, de los distintos niveles de importancia y urgencia de una tarea específica. Se trata de una clasificación diaria de temas pendientes de ejecución, colocados en un total de cuatro bloques diferenciados entre si y que ejemplifican diferentes grados de prioridad. De esta forma, con un simple golpe de vista, podremos ver todo lo que tenemos encima de la mesa y a qué debemos prestar atención en primer lugar.

Y ahora, seguramente os estaréis preguntado, "¿cómo funciona realmente esta matriz?

Como os he explicado hace un momento, se trata de un cuadrante de dos ejes: importancia y urgencia. Estos son los dos factores en los que debemos medir cada tarea, asignándoles un valor absoluto (sí importantes/ urgente o no). La combinación de los dos ejes dará como resultado uno de los cuadrantes en cuestión. 

Así los cuatro cuadrantes que tendríamos son:

Cuadrante I: Importantes y urgentes

Cuadrante II: Importantes pero no urgentes

Cuadrante III: No importantes y urgentes

Cuadrante IV: Ni importantes ni urgentes

Bien, después de este resumen breve de cómo funciona la matriz Einsenhower, os cuento que las personas efectivas, se centran sobre todo en el cuadrante número II, en el de las tareas importantes pero no urgentes.

Trabajar en este cuadrante, significa trabajar en cosas que consideras muy importantes para ti y que ofrecen una sensación de cumplimiento y al hacer estas cosas, te sientes más motivado para continuar trabajando de manera efectiva.

UTILIZAN LA INACTIVIDAD DE FORMA INTELIGENTE

Una de las cosas que caracteriza a las personas altamente productivas y efectivas, es que leen mucho, aprovechan sus ratos de inactividad para estar leyendo y formándose en aquello que realmente les gusta. Hoy en día, ya no tenemos excusas para eso de "es que no tengo tiempo para leer", hay un montón de aplicaciones con audiolibros, para que puedas aprovechar mientras vas en el metro o en el coche, por ejemplo. Todos esos ratos que van surgiendo en el día a día, en los cuales tienes que esperar, no los desaproveches. En muchas de las aplicaciones te ofrecen la posibilidad de  tener una versión resumida de unos 15 minutos del libro que te interesa, y si te gusta, siempre puedes optar por la versión completa. Es una forma de formarte y no tener que cargar con el libro haya donde vayas.

Los podcasts, son otra herramienta muy útil para formarte en aquello que te gusta y te apasiona.

SABER CUANDO ES LA MEJOR HORA DE PRODUCTIVIDAD.

Aprende a organizar tus tareas en función de cuando tengas tus horas más productivas, y pon en esas horas las tareas que sean te requieran más esfuerzo mental y físico, y luego reserva los huecos en los que estás más cansado o más perezoso para esas tareas que te requieren menos concentración y  esfuerzo, como puede ser, contestar mails, hacer llamadas...

PLANIFICAR EL TIEMPO

Una vez sabes cuando eres más eficaz, organiza tu día. Si puedes hazlo el día anterior, de esta lo sacarás de tu mente y no utilizarás energía de forma innecesaria.

Organiza tus tareas, asignando un tiempo a cada tarea. Para poder asignar tiempos, previamente tendrás que visualizarlo, de esta forma es más fácil que completes de forma exitosa cada una de tus tareas,

Crea horarios, es una forma de hacernos más responsables a la hora de realizar las tareas. 

Y no te olvides de asignar tiempo para uno mismo, es importante tener tiempo para descansar. Al tener agendado el tiempo de descanso, no te sentirás culpable de no estar haciendo otra cosa.

OLVIDA LA MULTITAREA

La multitarea no deja ser efectivo, es una forma de estar siempre ocupado y hacer un poco de todo pero no terminar nada, y al final del día tienes la sensación de tener multitud de frentes abiertos pero no haber cerrado ninguno.

Así que recuerda, detrás del uno el dos.

Estos son algunos de los hábitos que tiene la gente efectiva, ¿te unes al reto de incorporarlos en tu día a día para así aprovechar tu tiempo al máximo?

Un beso y feliz día 

Ana 

Fotos vía Pinterest